Čo je administratívny audit:
Administratívny audit je hodnotenie a analýza organizačnej štruktúry spoločnosti alebo inštitúcie za účelom poznania jej fungovania a určenia príležitostí na zlepšenie kvality a konkurencieschopnosti jej tovarov alebo služieb.
Prostredníctvom administratívneho auditu je možné vyhodnotiť, či administratíva spoločnosti spĺňa ciele navrhované v plánoch organizácie, riadenia a kontroly podľa jej potrieb.
Administratívne audity sa musia vykonávať vo všetkých spoločnostiach alebo inštitúciách, malých, stredných a veľkých, súkromných alebo verejných a na všetkých ich útvaroch, aby sa dosiahla čo najvyššia účinnosť týchto organizačných štruktúr.
Pozadie administratívneho auditu
Podľa rôznych vyšetrovaní sa myšlienka administratívneho auditu objavuje, inými slovami v Hammurabiho kódexe, v ktorom sa spomína dôležitosť kontroly obchodu, preto nejde o nový pojem.
V roku 1935 James O. McKinsey, autor, ktorý určil základy administratívneho auditu a odhalil dôležitosť vykonania vyhodnotenia postavenia spoločnosti s cieľom určiť, kam chcete ísť a cieľov, ktoré chcete dosiahnuť.
Na druhej strane, v roku 1959 vydal Víctor Lazzaro knihu s názvom Systémy a postupy kde predstavuje prínos a význam vykonávania administratívneho auditu v spoločnostiach alebo inštitúciách.
Neskôr, v roku 1971, autor Agustín Reyes Ponce prispieva k svojej vízii toho, ako súvisí audit ľudských zdrojov s administratívnym auditom.
Termín administratívny audit sa však neustále prispôsoboval potrebám modernej administratívy, a preto sa našlo veľa autorov, ktorí v priebehu rokov začlenili nové zaujímavé body pre tento predmet.
Ciele administratívneho auditu
Hlavným cieľom administratívneho auditu je zistiť, ktoré nedostatky alebo nezrovnalosti sa vyskytujú v rôznych závislostiach spoločnosti alebo inštitúcie, a vyriešiť problém.
- Usmernite optimalizačné akcie zdrojov, ktoré má spoločnosť alebo inštitúcia podľa svojej správy.
- Posúďte, či ponúkaná služba na základe vnútornej organizácie, ktorú musí mať každá spoločnosť alebo inštitúcia, uspokojuje očakávania zákazníkov.
- Prostredníctvom plánov a modelov riadenia podporiť zvýšenie úrovne kvality a konkurencieschopnosti služieb alebo tovaru ponúkaných verejnosti.
- Určite, ktoré metódy riadenia sú zlé a stratové, aby sa tak nestalo ďalej.
- Identifikujte úspechy riadenia spoločnosti a ako sa jej výsledky približujú k navrhovaným cieľom.
- Stanovte, ktoré sú pracovné nástroje, ktoré prispievajú alebo oneskorujú rozvoj spoločnosti alebo inštitúcie.
- Analyzujte administratívne funkcie a ich vzťah s ostatnými závislosťami spoločnosti alebo inštitúcie.
Metodika administratívneho auditu
Použitá metodika umožňuje organizovať informácie zhromaždené počas procesu auditu ľahkým a prístupným spôsobom, aby mohli neskôr prezentovať výsledky a určiť kroky, ktoré je potrebné dodržať, aby sa optimalizovalo fungovanie spoločnosti alebo inštitúcie.
Plánovanie: sú pokyny, ktoré treba dodržiavať pri vykonávaní administratívneho auditu, ktorý sa týka hlavných faktorov, ktoré sa majú hodnotiť.
Prístrojové vybavenie: vyberajú a uplatňujú sa najefektívnejšie techniky zberu údajov.
Skúška: Na stanovenie charakteristík správy a na zhromažďovanie údajov, ktoré umožnia vyhodnotiť situáciu spoločnosti alebo inštitúcie, sa používajú potrebné analytické techniky.
Správa: Na konci administratívneho auditu sa vypracuje správa, ktorá identifikuje kontrolovanú oblasť, cieľ hodnotenia, trvanie procesu, získaný rozsah, zdroje a použité metódy.
Dôležitosť administratívneho auditu
Administratívny audit je základným nástrojom na zisťovanie nedostatkov a / alebo oblastí príležitostí, ktoré podporujú nepretržitý rozvoj spoločnosti alebo inštitúcie.
Administratívne audity sa musia vykonávať najmenej raz ročne, a to vo verejných aj súkromných spoločnostiach, aby sa získali aktualizované informácie o tom, ako funguje, čo má a čo chýba.
Výsledok auditu má zásadný význam pre neskoršie prijímanie najsprávnejších rozhodnutí na základe dobrého výkonu ľudských a materiálnych pracovných tímov, ktoré umožňujú fungovanie spoločnosti.
Pri mnohých príležitostiach sa riaditelia alebo vyšší riadiaci pracovníci spoločnosti alebo inštitúcie museli prostredníctvom auditov rozhodnúť urobiť dôležité investície, zavrieť závody alebo dokonca upustiť od personálu.
Rozsah administratívneho auditu
Administratívne audity zahŕňajú rôzne aspekty, ktoré po vyhodnotení a analýze umožňujú zistiť súčasný stav spoločnosti a spôsob, ako zlepšiť alebo udržať jej fungovanie a kvalitu služieb.
Rozsah administratívneho auditu určuje, aké rozsiahle a hlboké bude hodnotenie, ktoré sa má vykonať, pretože sa môže týkať oddelenia, oblasti alebo dokonca celej spoločnosti.
Preto sa zaoberá aspektmi, ako sú napríklad hierarchická úroveň, vývoj a využitie technológií, ľudské zdroje, počet zamestnancov, komunikačné systémy, úroveň výkonu, pracovné prostredie, zaobchádzanie so zákazníkmi a iné.
Administratívne audity sú použiteľné pre všetky organizácie, najmä ak spoločnosť alebo inštitúcia na konci procesu získa certifikát kvality.
